Uzgodnienia Współadministratorów

ZGODNIE Z ART. 26 RODO WYCIĄG Z UMOWY O WSPÓŁADMINISTROWANIU DANYMI OSOBOWYMI

Zawartej w dniu 25 maja 2018 r. w Wieluniu pomiędzy:

D-TEX sp. z o.o. z siedzibą w Wieluniu (98-300), przy ul. Jana Długosza 5 wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS przez Sąd Rejonowy Łódź – Śródmieście, XX Wydział Gospodarczy Krajowego rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000687728, posiadającej NIP 8322080434, REGON 367847166 reprezentowaną przez: Panią Annę Kubacką – Drop pełnomocnika powołanego uchwałą Zgromadzenia Wspólników z dnia 24 maja 2018 r., zwanym dalej "D-TEX"

a

Grzegorz Drop prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Grzegorz Drop F.H.„MILANO” z siedzibą w Wieluniu (98-300), przy ul. Jana Długosza 5, NIP 8321949717, REGON 100775146 zwaną dalej: "F.H. MILANO", (zwanymi dalej łącznie: "Współadministratorami" lub "Stronami" bądź każda z osobna "Współadministratorem" lub "Stroną").

Preambuła:

Zważywszy, że:

• […]
• Od dnia 25 maja 2018 roku Strony zobowiązane są do stosowania przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO);
• Strony, zawierając niniejszą Umowę, dążą do takiego uregulowania zasad przetwarzania Danych Osobowych, aby odpowiadały w pełni przepisom RODO oraz innym przepisom prawa powszechnie obowiązującego;
• Celem Umowy jest ustalenie w przejrzysty sposób zakresów odpowiedzialności Współadministratorów dotyczących wypełniania obowiązków wynikających z przepisów RODO i innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, jak również relacji pomiędzy Współadministratorami a podmiotami, których Dane Osobowe dotyczą;

Strony postanowiły, co następuje:

• § 1. Definicje

  • […]

• § 2. Oświadczenia stron

  1. Współadministratorzy oświadczają i zapewniają, iż są uprawnieni do ustalania łącznie z drugim Współadministratorem celów i sposobów Przetwarzania Danych Osobowych.
  2. Współadministratorzy oświadczają, że znane im są zasady przetwarzania i zabezpieczenia Danych Osobowych wynikające z RODO oraz innych przepisów prawa powszechnie obowiązującego, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązków Administratora Danych Osobowych.
  3. Współadministratorzy oświadczają i zapewniają, iż zgodnie z art. 24 RODO posiadają środki techniczne i organizacyjne, mające na celu zapewnienie zgodności przetwarzania Danych Osobowych z przepisami RODO oraz stosują środki bezpieczeństwa spełniające wymogi RODO, a także poddają je przeglądom i uaktualnieniom.
  4. Każda Strona oświadcza i zapewnia, że została prawidłowo ustanowiona i istnieje zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i posiada wszelkie wymagane uprawnienia prawne i korporacyjne oraz prawo do zawarcia Umowy i wykonywania swoich zobowiązań z niej wynikających, a niniejsza Umowa stanowi ważne i wiążące zobowiązanie podlegające wykonaniu przez Strony.
  5. Celem przedmiotowego Porozumienia jest uregulowanie w sposób wyczerpujący obowiązków Współadministratorów:
     1. w stosunkach wewnętrznych,
     2. w stosunkach zewnętrznych – w relacji do osób, których dane są przetwarzane, jak również wobec organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
  6. […]
  7. Strony ustalają, że każda Strona, jest uprawniona do współdecydowania o celach i sposobach przetwarzania danych objętych Umową.

• § 3. Przedmiot Umowy

  1. Niniejsza Umowa reguluje wzajemne stosunki pomiędzy Stronami w zakresie Współadministrowania Danymi Osobowymi.
  2. W szczególności Umowa ustala:
     1. cele i sposoby przetwarzania danych przez Współadministratorów,
     2. podział zadań oraz określenie zasad odpowiedzialności poszczególnych Współadministratorów w zakresie prawidłowego wykonywania obowiązków wynikających z RODO,
     3. wzajemne relacje względem siebie, względem osób których dane są przetwarzane oraz względem organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych,
     4. osobę wyznaczoną przez Współadministratorów do kontaktu dla osób, których dane dotyczą,
     5. obowiązki Współadministratorów w zakresie udostępniania zasadniczej treści uzgodnień wynikających z Umowy osobom, których dane dotyczą,
     6. organizacyjne, proceduralne oraz techniczne rozwiązania dla wspólnego określania celów i sposobów przetwarzania danych przez Współadministratorów oraz wykonywania zadań wskazanych w Umowie.
  3. Strony ustalają, że Umowa dotyczy danych osobowych będących w posiadaniu i przetwarzanych przez Współadministratorów, bez względu na kategorię danych, które są przetwarzane.
  4. Umowa dotyczy również danych gromadzonych i przetwarzanych w przyszłości przez Współadministratorów.
  5. Do danych osobowych objętych Umową należą wszystkie dane osobowe przetwarzane obecnie przez Współadministratorów i znajdujące się w ich posiadaniu, jak również dane zbierane i dalej przetwarzane w okresie obowiązywania Umowy przez którąkolwiek ze Stron, tj. w szczególności dane osób dokonujących zakupu poprzez stronę internetową www.dstreet.pl.

• § 4. Określenie celów przetwarzania danych osobowych

  Strony zgodnie ustalają, że przetwarzanie danych osobowych, jakie znajdują się, bądź mogą w przyszłości znaleźć się w ich posiadaniu, w zależności od kategorii tych danych oraz kategorii osób, których dane dotyczą, będzie następowało m. in. w celu:
  1. wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
  2. wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na danym Współadministratorze,
  3. ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej,
  4. wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Współadministratora lub przez stronę trzecią, w tym w szczególności w celu promowania Stron, należących do nich marek / znaków towarowych oraz promowania produktów oferowanych przez Strony, a także pozyskiwania nowych kontrahentów,
  5. realizacji, na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, również innych celów wyznaczonych zgodnie przez Strony.

• § 5. Obowiązki Współadministratorów

  1. Współadministratorzy zobowiązani są zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania Danych Osobowych poprzez wdrożenie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, adekwatnych do rodzaju Danych Osobowych oraz ryzyka naruszenia praw osób, których te dane dotyczą.
  2. Współadministratorzy ustalają, że w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą, (w szczególności dotyczy to żądań i oświadczeń w zakresie prawa do informowania i przejrzystej komunikacji, dostępu do Danych Osobowych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia Danych Osobowych, sprzeciwu wobec przetwarzania Danych Osobowych) właściwy będzie D-TEX.
  3. Niezależnie od powyższego, Współadministratorzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie udzielania odpowiedzi na żądania osoby, której dane dotyczą. W tym celu Współadministrator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować drugiego Współadministratora o każdym żądaniu osoby uprawnionej w ramach wykonywania przez tę osobę praw wynikających z RODO oraz udzielać drugiemu Współadministratorowi wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.
  4. Współadministratorzy ustalają, że w zakresie wywiązywania się przez Współadministratorów z obowiązków w zakresie zarządzania naruszeniami ochrony Danych Osobowych oraz ich zgłaszania do organu nadzoru oraz osoby, której dane dotyczą, właściwy będzie D-TEX.
  5. W przypadku, gdy naruszenie zostanie stwierdzone przez obydwu Współadministratorów (np. gdy zostało zgłoszone obydwu Współadministratorom), właściwy do wykonania obowiązków określonych w art. 33 - 34 RODO będzie D-TEX.
  6. Niezależnie od powyższego, Współadministratorzy są zobowiązani współpracować między sobą w zakresie spełniania obowiązków określonych w art. 33 -34 RODO. W tym celu Współadministrator zobowiązany jest niezwłocznie poinformować drugiego Współadministratora o każdym stwierdzonym naruszeniu ochrony Danych Osobowych, podjętych w związku z naruszeniem krokach, treści zgłoszenia przekazanego organowi nadzorczemu w związku z naruszeniem oraz udzielić drugiemu Współadministratorowi wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.
  7. W przypadku, gdy dany rodzaj Przetwarzania stosowany przez Współadministratora - w szczególności z użyciem nowych technologii - ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Współadministrator przed rozpoczęciem Przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych i jest zobowiązany do spełnienia obowiązków określonych w art. 35 - 36 RODO.
  8. Współadministrator, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, zobowiązany jest niezwłocznie poinformować drugiego Współadministratora o stwierdzeniu konieczności dokonania oceny skutków dla ochrony Danych Osobowych oraz przeprowadzenia konsultacji z organem nadzoru oraz udzielać drugiemu Współadministratorowi wszelkich niezbędnych informacji w tym zakresie.
  9. […]
  10. […]
  11. Każdy ze Współadministratorów jest zobowiązany do samodzielnego wypełniania obowiązków informacyjnych wskazanych w art. 13 i 14 RODO w zakresie w jakim zbiera, bądź pozyskuje poszczególne kategorie danych osobowych, bez względu na cel oraz sposób ich dalszego przetwarzania.
  12. W ramach obowiązków informacyjnych, każdy ze Współadministratorów zobowiązany jest do poinformowania osoby, której dane są zbierane, o zawarciu pomiędzy Współadministratorami Umowy oraz o zasadniczej treści uzgodnień, na zasadach wskazanych w Umowie.
  13. […]
  14. […]
  15. […]
  16. […]
  17. Celem ustalenia jednolitych sposobów przetwarzania danych osobowych przez Współadministratorów dla wykonywania zadań wynikających z RODO, Strony wybierają wspólnie Inspektora Ochrony Danych Osobowych (dalej: IOD) i powierzają mu zadania wskazane szczegółowo w załączniku nr 2 do Umowy.
  18. Strony wspólnie ustalają, że IOD, wskazany w ustępie poprzedzającym, będzie stanowił punkt kontaktowy, o którym mowa art. 26 ust. 1 RODO dla osób, których dane są przetwarzane przez wszystkich Współadministratorów.
  19. Strony postanawiają, że IOD, będzie stanowił punkt kontaktowy dla Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, o którym mowa art. 39 ust. 1 lit. e) RODO we wszelkich kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z Umową.
  20. Adres kontaktowy IOD to: rodo@dstreet.pl.
  21. Współadministratorzy ustalają, że w ramach wypełniania obowiązku udostępniania zasadniczej treści uzgodnień zawartych w Umowie osobom, których dane dotyczą (art. 26 ust. 2 in fine RODO), poinformują podmioty, których dane przetwarzają o ustaleniach dokonanych w ramach niniejszej Umowy. Szczegółowy zakres informacji oraz sposób poinformowania, określony został w załączniku nr 3 do niniejszej Umowy.

• § 6. Zapewnienie bezpieczeństwa Danych Osobowych

  1. Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć jedynie pracownicy lub współpracownicy Współadministratora, którzy otrzymali jego upoważnienie do przetwarzania tych danych, poprzedzone złożeniem przez te osoby oświadczenia o zachowaniu tych danych oraz sposobie ich zabezpieczenia w tajemnicy.
  2. Współadministratorzy zobowiązani są wdrożyć dokumentację i procesy zapewniające sposób ochrony Danych Osobowych określony w RODO, w szczególności:
     1. własną dokumentację ochrony Danych Osobowych, uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania Danych Osobowych oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych;
     2. procedurę zapewniania osobom, których Dane Osobowe dotyczą, prawa dostępu do danych oraz związaną z tym procedurę wymiany informacji z drugim Współadministratorem;
     3. procedurę usuwania danych, w związku z prawem osób, których Dane Osobowe dotyczą, "do bycia zapomnianym";
     4. procedurę obsługi naruszeń ochrony Danych Osobowych;
     5. procedurę ograniczenia przetwarzania Danych Osobowych w sytuacjach wskazanych w RODO.

• § 7. Powierzanie przetwarzania Danych Osobowych

  • […]

• § 8. Prawo kontroli

  • […]

• § 9. Zakres odpowiedzialności

  • […]

• § 10. Zasady zachowania poufności

  • […]

• § 11. Rozwiązanie Umowy

  1. Umowa zostaje zawarta na czas obowiązywania Umowy Podstawowej. W razie wątpliwości Umowa wygasa najpóźniej z momentem zakończenia obowiązywania Umowy Podstawowej. […]

• § 12. Postanowienia końcowe

  • […]